Pour conclure ma réponse :
... il me semble qu'il existe de votre part des incertitudes concernant l'étendue exacte des obligations de contrôle et la portée du résultat de cette vérification. Ce manque de clarté repose souvent, du moins selon mon expérience, sur l’approche consistant à lire et citer uniquement des lois (Code de la construction, VOB, HOAI …). Bien plus important à ce stade et pour une compréhension presque exhaustive sont les commentaires associés. Ce sont eux qui rendent clair les réflexions et les intentions sous-jacentes à un texte légal souvent concis.
Le mot « dommage-intérêt » apparaît fréquemment ci-après. Veuillez ne pas le considérer, comme la société XXX l’a supposé de votre part, comme une menace, mais simplement comme un fait juridique.
Votre remarque : « En principe, c’est au maître d’ouvrage de décider à qui, quand et en quelle quantité il paie. C’est votre affaire. »
Cela est tout à fait correct dans un premier temps. Cependant, en cas de manquement à l’obligation de contrôle de la part de l’architecte, celui-ci peut être tenu au versement de dommages-intérêts :
Une recommandation de paiement émise par l’architecte a une importance considérable, car le maître d’ouvrage peut régulièrement s’y fier. Ainsi, la Cour régionale supérieure (OLG) de Francfort-sur-le-Main a condamné un architecte à verser des dommages-intérêts dans une décision devenue définitive en date du 31 mars 2016 (réf. : 6 U 36/15).
Cela est conforme à la jurisprudence de la Cour fédérale de justice, qui a déjà statué le 4 avril 2002 que le maître d’ouvrage peut faire confiance à une recommandation de paiement de son architecte, sauf si ce dernier informe le maître d’ouvrage qu’il doit également vérifier certains points (réf. : VII ZR 295/00). Une obligation pour le maître d’ouvrage de vérifier à nouveau la recommandation n’existe donc, comme le souligne l’OLG Francfort, que s’il existe des indices manifestes que l’architecte aurait pu partir de prémisses erronées…
… En cas d’incertitude ponctuelle sur le statut des paiements, il est donc conseillé à l’architecte de clarifier cela avec le maître d’ouvrage, ou à tout le moins de signaler que la recommandation de paiement ne vaut que sous réserve d’une vérification propre du maître d’ouvrage. Même si l’architecte peut avoir un doute quant à la présence des conditions, par exemple pour une déduction d’escompte ou une retenue de garantie, il doit alors le révéler.
Le respect des obligations de diligence est aussi absolument conseillé, car les architectes mettent en péril leur couverture d’assurance responsabilité civile en cas de contrôle des factures omis ou trop superficiel. Ainsi, la Cour régionale de Cologne a statué le 2 juin 1996 (réf. : 9 U 14/96).
Le contrôle des factures fait partie des prestations de base à fournir dans la phase de service 8 et constitue une obligation contractuelle principale. L’architecte doit d’abord vérifier si les prix facturés correspondent aux prix convenus, si les quantités facturées correspondent au métré, si des prestations sont facturées à tort en tant que prestations supplémentaires, si les escomptes convenus, rabais et retenues de garantie ainsi que les avances et acomptes versés ont été correctement pris en compte et si les prestations facturées ont été fournies intégralement et correctement (Werner/Pastor, Le processus de construction, 15e éd., Rz. 2026). Cette obligation de contrôle s’étend à toutes les factures présentées à l’architecte, donc non seulement aux factures finales mais en particulier aussi aux factures d’acompte (cf. OLG Cologne, jugement du 2 juillet 1996, réf. : 9 U 14/96).
Votre remarque : « Concernant les points a. à j. Le point k. contredit le point e. et il ne fait pas partie de mes prestations de vous aider à commettre une fraude. Je vérifie l’exactitude arithmétique et matérielle des factures. »
Je vous prie de faire preuve de prudence et de traiter avec soin le mot « fraude ».
Je ne peux non plus comprendre à quel endroit vous voyez une contradiction. Le point e indique que la vérification de l’exactitude arithmétique de la facture est à effectuer. Trois résultats peuvent alors survenir :
- le résultat de la vérification correspond à la facture,
- le résultat de la vérification est inférieur à la facture,
- le résultat de la vérification est supérieur à la facture.
Le point k indique désormais comment agir dans le troisième cas. Même si cela est discuté moralement, la loi est claire ici. Développements ci-après.
Concernant le point 1 :
Note en marge : à mon avis, il y a ici une contradiction. D’une part, vous savez ce qui est convenu dans le contrat (phrase 2), d’autre part, vous ne le savez pas, car le contrat n’est pas disponible (phrases 5+6). Je ne vais pas insister davantage.
Prescriptions formelles pour les factures d’acompte
Exigences fiscales
Toute facture émise doit contenir, selon § 14 alinéa 4 de la loi allemande sur la TVA (UStG), les mentions suivantes :
1. le nom complet et l’adresse complète de l’entrepreneur prestataire et du destinataire de la prestation,
2. le numéro fiscal ou le numéro d’identification TVA de l’entrepreneur prestataire,
3. la date d’émission,
4. un numéro de facture unique et consécutif,
5. la nature et l’étendue de la prestation,
6. le moment de la prestation (à noter en marge : cela peut aussi ne pas être suffisant sur la facture),
7. le prix de la prestation ainsi que toute réduction de prix convenue à l’avance (ex. escompte), sauf si elle est déjà prise en compte dans le prix,
8. le taux de TVA applicable ainsi que le montant de la taxe correspondant au prix.
Représentation du stade d’avancement de la prestation, y compris l’état intermédiaire du métré
Selon § 632 a alinéa 1 phrase 2 du Code de la construction et § 16 alinéa 1 nº 1 phrase 2 VOB/B, les prestations facturées par acompte doivent être justifiées par un état des lieux permettant une « évaluation rapide et sûre de la prestation ».
Ce n’est qu’après cela que la facture d’acompte est exigible. La justification vérifiable avec métré doit se faire par rapport à la description des prestations.
Les maîtres d’ouvrage doivent pouvoir vérifier avant paiement si l’état convenu des travaux a été réalisé de manière contrôlable et sans défauts, et si la facture d’acompte est donc exigible.
Une facture d’acompte n’est jamais exigible avant que l’entrepreneur n’ait prouvé l’état réel de la prestation au moyen d’une facture d’acompte vérifiable.
Cela signifie dans la pratique aussi l’ajout d’un métré intermédiaire. La formule vague « a-conto » avec un montant forfaitaire, par exemple 5 000,00 EUR, n’est en aucun cas suffisante. Fondamentalement, il n’existe pas de différences fondamentales quant à la vérifiabilité entre factures d’acompte et factures finales.
Si l’entrepreneur souhaite éviter des preuves de métré complètes dans les factures d’acompte pour des raisons de rapidité, les éventuelles exemptions ou simplifications relatives aux factures d’acompte doivent être clairement définies dans le contrat au préalable. En cas de doute, les exigences en matière de transparence et vérifiabilité des factures d’acompte doivent alors être réglées en détail, par exemple en autorisant des métrés approximatifs, un état d’avancement approximatif, etc. À défaut de telles règles « d’assouplissement », un métré intermédiaire correct et complet avec tous les croquis, tableaux, etc. est impératif.
Concernant le point 2 :
... Lors du contrôle des factures, l’architecte doit également tenir compte des conditions spéciales telles que réductions de prix, escomptes déduits légitimement ou à déduire, etc. En revanche, il n’est ni autorisé ni obligé de corriger à la charge du maître d’ouvrage les erreurs par omissions dans la facture correspondante de l’entrepreneur, car l’architecte, en tant que mandataire du maître d’ouvrage, ne doit pas défendre les intérêts de l’entreprise exécutante, d’autant plus que celle-ci peut être liée à sa facture finale une fois émise (cf. à ce sujet BGH BauR 1978, 145 = NJW 1978, 994 ; Lenzen BauR 1982, 23 avec références ; autrement pour le contrat VOB, BGH BauR 1988, 217 = NJW 1988, 910). Cela diffère cependant si la correction est uniquement matérielle avec un résultat arithmétique final inchangé... En outre, le contrôle des factures ne porte d’effet que sur la relation contractuelle entre maître d’ouvrage et architecte, pas sur les relations contractuelles entre maître d’ouvrage et entreprise. Ainsi, la mention de contrôle de l’architecte sur les factures contrôlées, en particulier la mention de conformité, ne vaut pas encore reconnaissance du montant de la facture constaté par l’architecte dans la relation entre le donneur d’ordre et l’entreprise concernée ()...
… La mention du résultat du contrôle des factures s’adresse exclusivement au maître d’ouvrage et est liée à une recommandation de paiement justifiée techniquement et chiffrée concrètement de l’architecte envers son maître d’ouvrage (cf. Locher/Koeble/Frik, HOAI, 12e éd., Rz. 225 sur § 34). Les réductions de facture proposées doivent être expliquées au maître d’ouvrage. Si l’architecte détecte des erreurs dans la facture qui jouent en faveur du maître d’ouvrage, il doit en informer ce dernier, mais ne doit en aucun cas signaler cette erreur à l’émetteur de la facture ni la corriger à la charge du maître d’ouvrage, sous peine de violer ses obligations de mandataire envers le maître d’ouvrage (cf. Hebel, op. cit., Rz. 117 sur § 15)…
… Dans le cas …, la Cour régionale supérieure de Francfort a condamné l’architecte à indemniser le maître d’ouvrage du préjudice causé par un paiement d’acompte trop élevé. L’obligation de contrôle de l’architecte sert, selon le tribunal, notamment à garantir que le maître d’ouvrage ne paie que des demandes d’acompte justifiées et ne soit pas contraint de compenser des trop-perçus ultérieurement.
Concernant le point 3 :
Je ne peux vous donner de retour qu’après que vous m’ayez indiqué, comme déjà demandé, la nature et la date de la réception. À ce stade, rappel (encore une fois) que l’organisation de la réception des travaux et la recommandation d’acceptation relève de votre responsabilité en tant que maître d’ouvrage.
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Vous ne devez en aucun cas vous faire l’instrument de quiconque. Je demande ou fais seulement référence à votre obligation de prestation.
Votre remarque : « Si des erreurs me surviennent lors du contrôle des factures, il est de votre devoir de me les signaler... »
Je ne peux vous signaler que les erreurs qui sont reconnaissables pour moi en tant que profane. Comme décrit en introduction, je peux me fier à votre recommandation de paiement et lui faire confiance. Des erreurs évidentes, que je peux percevoir en tant que maître d’ouvrage non spécialisé, par exemple la facture de la société Kohnen et son contrôle arithmétique incorrect, ma femme vous les a signalées au domicile avec la remarque que « la remise n’a pas été prise en compte ». Aucun changement n’a été effectué de votre part et comme je l’ai déjà écrit :
Pour éviter des demandes de dommages-intérêts à votre encontre suite à un trop-perçu, la facture a été réglée par nous sur la base du montant brut total de 6 265,35 EUR.
Cas actuel n° 4.
Facture société XXX n° 400073 du 31.01.2020, votre validation du 12.02.2020 :
Si un accord d’escompte valable a été conclu, l’architecte doit contrôler la facture dans le délai d’escompte afin que le maître d’ouvrage puisse faire valoir cet escompte.
L’architecte est ici tenu de vérifier la facture dans ce délai de 14 jours, afin que son client puisse bénéficier de l’escompte. Cette obligation résulte du principe de bonne foi, selon lequel les parties contractantes doivent tout mettre en œuvre pour obtenir et garantir le succès de la prestation. Cela inclut également l’obligation d’assurer des avantages de paiement pour le donneur d’ordre sous forme de rabais ou d’escomptes. (par l’avocate Eva Bouchon, spécialiste en droit de la construction et des architectes, cabinet Leinemann & Partner, Berlin)
Si vous vous sentez instrumentalisé par ma demande de clarifier ceci avec la société XXX, je précise que je ne voulais que vous offrir la possibilité de prévenir une éventuelle demande de dommages-intérêts résultant de votre manquement à vos obligations.
Une précision également concernant les garanties pour le maître d’ouvrage :
Un droit automatique (légal) à une garantie n’est accordé qu’au consommateur (§ 632a alinéa 3 Code de la construction). En revanche, tous les autres maîtres d’ouvrage (en particulier le secteur public et les maîtres d’ouvrage privés) n’ont pas de droit automatique/légal à une garantie, ni concernant l’exécution du contrat, ni concernant la garantie.
Cela signifie que la créance résiduelle, selon mon avis, évaluée en prenant les postes facturés à 0,8 unité dans l’acompte pour une unité entière laisse présumer une demande de facture finale de 1 523,80 EUR (net). Cela a-t-il été pris en compte lors du contrôle de la facture d’acompte ?
Je vous prie encore de prêter une attention particulière aux points susmentionnés pour les factures futures.